費用管理

Matteroom 系統模組：費用管理

費用項目操作

新增費用項目

在 MATTEROOM 上方功能列選擇「費用」選項，進入「費用」列表頁面，點擊 Add 按鈕新增費用項目：

• 首先選擇 Receipt Type（收據類型），例如「增值稅專用發票」。

• 接下來會彈出 New Expense（新增費用）視窗，部分選項會自動填入預設值或常用的選項，例如：收據類型、擁有者、日期、貨幣、辦公室、是否計入收費（Billable Checked）、費用類型（Type）等。
• 注意，標有 * 的欄位為必填項，請根據實際需求填寫並完成更新。

點擊 保存 按鈕，在所有必填欄位完成後新增費用項目。

如需新增多個費用項目，可點擊 保存並新建，已保存的費用項目將自動保存，並彈出新表單供繼續新增。

• 在 Matter（案件）、Client（客戶）、Expense Category（費用類別） 及 Task Code（任務編碼） 欄位，可使用以下方式快速輸入：
  • 關鍵字搜索：輸入關鍵字，系統會自動彈出與之匹配的選項列表供選擇。
  • 點擊欄位：單擊相應欄位，選擇匹配的選項直接填入。
  • 範例：在 Matter 欄位輸入 "XX"，會彈出相關的案件選項，點擊所需的案件名稱後，系統會自動填入 Matter 欄位，並同步自動填入匹配的 Client（客戶）欄位。
• 最近案件（Recent Matter）清單：點擊 Matter 欄位時會顯示最近案件列表，方便快速選擇，此功能同樣適用於 Expense Category 和 Task Code 欄位。
• 附件上傳（Attachment）：
  • 點擊「+」按鈕或直接拖拽文件以上傳收據附件。

OCR 收據識別：

• 選擇「OCR」模式時，系統將自動掃描收據資訊並填入描述欄位，可根據需要進行更新。
• 若選擇「Manual Entry」，則需手動輸入收據數據。

編輯費用項目

在 MATTEROOM 上方功能列選擇「費用」選項，進入「費用」列表頁面，典籍要編輯的費用項目，開啟費用頁面，當滑鼠移至欄位上方時會顯示鉛筆圖示，點擊該圖示即可在此編輯或更新費用資訊。或是在費用列表業針對要編輯的費用項目點及右方下拉選單選擇編輯。

刪除費用項目

在 MATTEROOM 上方功能列選擇「費用」選項，進入「費用」列表頁面，典籍要編輯的費用項目，開啟費用頁面，當滑鼠移至欄位上方時會顯示刪除圖示，點擊該圖示即可在此刪除費用資訊。或是在費用列表業針對要編輯的費用項目點及右方下拉選單選擇刪除。

篩選功能（Filter）

1. 在費用面板的下拉選單中，預設顯示匹配的費用列表。
   • 例如，可以將「Recent Expense（最近費用）」設為常用篩選條件，經設置後，費用面板會預設顯示最近費用。
2. 點擊頁面右上角的篩選按鈕，通過條件或關鍵字快速篩選費用，匹配結果將顯示在篩選器左側的列表中。

費用到期與過期差異（The Difference Between Expiring and Expired）

即將過期（Expiring）：

• 點擊橙色「Expiring」選項可查看即將過期的費用列表。
• 費用旁邊的橙色圖標表示該費用距提交截止日期不到 90 天，可將滑鼠懸停於圖標上查看具體剩餘天數。

已過期（Expired）：

• 點擊紅色「Expired」選項可查看已過期的費用列表。
• 費用旁邊的紅色圖標表示該費用已超過公司會計政策規定的提交期限（通常為發生日期起 180 天內）。

費用報告操作

New/Edit/Delete 【Collection of Expense Items】

點選「費用」下方的「費用報告」選項,切換到「費用報告」列表頁面。點擊頁面右上角的「建立」按鈕來新增費用報告。

在新增費用報告的彈出視窗中填寫相關資訊。標示 * 符號的欄位為必填資訊。

費用報告基本欄位：

• Matter Type（案件類型）：分為「客戶案件」及「公共案件」，默認選擇「客戶案件」，可根據需求修改。

• Report Name（報告名稱）：默認以擁有者及時間（YYMMDD）命名，可自行修改。

• Office（辦公室）：報銷所屬地點，涉及不同貨幣時將自動按辦公室幣別轉換。

• Type（類型）：包括「報銷」及「公司信用卡」。

• Description（描述）：手動輸入報告描述。

• Expense Category（費用類別）：支持一個或多個選項。

• Date Range（日期範圍）：支持「全部日期」、「上月」、「本月」及「自定義日期」。

完成以上欄位填寫後，新增費用報告彈出視窗的底部會自動擷取並顯示所有尚未報銷的費用項目，接著選擇需要報銷的費用項目，然後點選「儲存並繼續」或從「儲存並繼續」下拉選單中選擇「儲存」。

提交費用報告：

• 點擊 Save & Next，將成功創建費用報告並彈出審批人選擇框，選擇審批人後點擊 Submit 提交。

• 若選擇 Save，費用報告將以 Draft 狀態保存，之後可在費用報告詳情頁或列表頁右側的下拉選單中提交報告。

費用報告審批流程

費用報告提交後會進入待審核狀態。在費用報告列表中，該筆費用報告卡片的左側會顯示藍色標記。

不同狀態的費用報告，在費用報告卡片的左側會顯示對應的顏色標記：

• 藍色表示待審核狀態，等待核准中的費用報告

• 綠色表示已核准狀態的費用報告

• 深綠色表示已報銷狀態的費用報告

• 灰色表示草稿狀態，已建立並儲存的費用報告

• 深灰色表示已作廢狀態的費用報告

• 紅色表示已駁回狀態的費用報告

對於處於草稿狀態的費用報告，可以使用下拉選單中的選項，如「編輯」、「提交」或「刪除」來進行下一步操作。

撤回提交：

• 若已提交的費用報告需修改，提交人可在詳情頁或列表頁的下拉選單中點擊 Withdraw（撤回）。

審批人操作：

• 審批人可在詳情頁選擇 Approve（批准） 或 Reject（拒絕） 費用報告。

已核准的費用報告可以更新為「已報銷」狀態。

可以透過點擊費用報告詳細頁面上方的「駁回」選項來駁回費用報告，在彈出視窗中填寫駁回原因，然後點選「確認」。費用報告將變更為駁回狀態。

費用報告的提交者可以查看和檢視處於駁回狀態的費用報告，在費用報告詳細頁面中編輯被駁回的報告，並且可以重新提交，直到報告被核准並進入已報銷狀態（整個流程在達到已報銷狀態後結束）。

下載 PDF：

• 經批准的費用報告可通過頁面右上角的 PDF 按鈕下載，默認包含附件選項，可按需求取消附件下載。

在「匯出」彈出視窗中點選「確認」選項來下載「PDF」檔案，預設會勾選包含費用附件。您也可以根據需求取消勾選此選項前的方框。