帳單管理

什麼是帳單管理

帳單模組包含三個主要部分：帳單（Billing）、預出帳（Prebill）和收款記錄（Payment Record）。

在此模組中，使用者可以在系統內自動草擬帳單，並直接從 Matteroom 中匯入工時單項目或費用項目。

使用者可編輯帳單的各部分，例如新增調整金額、稅率或設定帳單上限，然後將帳單匯出為 PDF 或 Word 檔案，提交審核或標記為最終版本（Final）。

對於所有已標記為最終版本的帳單，財務人員可以為每張帳單新增付款記錄，而相關財務數據將顯示在各案件的帳單資訊頁面中。

建立帳單前的設定

為客戶新增聯絡人

在建立帳單前，我們需要新增一位聯絡人，有以下兩種方式：

1. 每次建立帳單時手動新增聯絡人：
   如果該客戶沒有固定的聯絡人，我們建議使用此方式。

2. 為客戶預先新增固定聯絡人：
   如果該客戶有固定的聯絡人，我們建議先為該客戶新增聯絡人，這樣下次建立帳單時，便可直接在帳單編輯頁面選取聯絡人。

一般設定（適用於財務人員）

點擊右上角的 ⚙️ 設定圖示 以進入設定選單。

事務所資訊

考量到不同辦公室在帳單中可能需要顯示不同的資訊，例如信頭圖片、事務所地址、電話號碼等，管理員可以在此設定頁面編輯各辦公室的事務所資訊，並連結不同的銀行帳戶。

新增銀行帳戶

針對中文與英文範本的帳單，財務人員需在系統內同時新增中文帳戶與英文帳戶。此外，我們也支援日文範本。

步驟 1：點擊【銀行帳戶資料夾】
步驟 2：選擇【新增帳戶】
步驟 3：選擇建立營運帳戶（Operating Account）或信託帳戶（Trust Account）
步驟 4：填寫必要欄位後，點擊【建立】

設定稅率

管理員可以事先設定將用於帳單的稅率。

步驟 1：點擊【➕】以新增稅率
步驟 2：指定稅率類型，選擇國家，並設定稅率數值

帳單匯率

管理員可以設定匯率。當工時費率或費用項目的幣別與案件/帳單的幣別不相同時，系統會預設套用此匯率至所有帳單。不過，您也可以在處理特定帳單時，設定專屬於該帳單的匯率。

歷史記錄
可用於查看兩種貨幣之間的匯率歷史記錄。

新增匯率的步驟如下：
步驟 1：點擊【➕】以新增匯率。
步驟 2：選擇可轉換的貨幣，設定匯率，並選擇生效日期。
步驟 3：點擊【確認】以新增新的匯率，或補充歷史匯率記錄。

系統規則
MATTEROOM 提供多項規則，您可以根據事務所的工作習慣選擇適合的規則。

• 案件相關設定
  在此可根據不同語言新增案件類型。如果某類案件類型不再使用，可將其設定為停用狀態。

• 帳單相關設定
  為滿足不同辦公室的帳單範本需求，管理員可為每個辦公室設定預設範本。

  我們提供以下六個範本選項：

  1. 調整/折扣百分比：勾選此選項，帳單範本將預設顯示固定費用/按時計費的專業服務費與支出的調整或折扣百分比。
  2. 工時單：法律費用的工時明細。
  3. 原始費用：顯示封頂前的原始按時計費專業服務費用。
  4. 銀行資訊：為此辦公室選擇預設的銀行帳戶。
  5. 費用：顯示案件的費用明細。
  6. 附信：包含事務所的基本資訊。

進入帳單模組

點擊導覽列中的【帳單】以進入帳單模組：

在新的網格視圖中，您可以自訂想要顯示的欄位。

您可以點擊欄位名稱旁的三個點圖示來設定篩選條件。一旦您設定的篩選條件與預設標籤的條件不同時，可以將該視圖儲存為新視圖，別忘了為您的新視圖命名。

此外，您可以使用搜尋功能快速找到對應案件/客戶的帳單。

我們提供以下不同的檢視方式：

• 全部：所有發票
• 最近帳單：最近30天內建立、編輯和檢視的帳單
• 我建立的帳單：由我建立的帳單
• 逾期：所有逾期的帳單
• 待我審核：等待我審核的帳單

發票狀態 / 付款狀態：

• 已儲存：帳單已草擬完成，可進行編輯和作廢
• 待審核：帳單已提交等待審核
• 已核准/已駁回：帳單已被審核人核准/駁回
• 已發送：帳單已標記為寄送給客戶
• 未付款：帳單已標記為最終版本，但客戶尚未付款
• 部分付款：客戶已支付部分款項
• 已付清：客戶已完全支付帳單金額
• 已作廢：帳單已作廢
• 已註銷：帳單已註銷
• 最終版本：帳單已標記為最終版本，表示可以記錄付款
• 已撤回：使用者在提交審核後撤回帳單

預開帳單

清單頁面上的案件代表這些案件下尚未開立帳單的支出費用、工時記錄和固定收費。

您可以在上方統計列快速分析事務所還有多少款項尚未向客戶收取。

如果您有不同案件使用多種幣別，您可以選擇幣別，系統會自動為您進行換算。

點擊時間範圍按鈕並選擇您想要的期間，系統會為您整理資料。您可以點擊按鈕快速為該案件建立草稿帳單。您也可以一次選擇多個案件，只需一鍵即可建立多筆帳單。

建立帳單

您有多種方式可以建立帳單：

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1. 從案件詳細頁面點擊帳單，系統會自動為您填入案件和客戶資訊，例如客戶、收件人、地址等。
2. 預開帳單：協助您追蹤所有可用案件的在製工作（包含工時記錄和支出費用）。
3. 在帳單列表頁面建立新帳單，步驟如下：

步驟一：點擊右上角的【建立帳單】按鈕。

步驟二：填寫基本資訊欄位。

• 帳單日期：預設為今天，將作為帳單上的日期。
• 收件人/案件：選擇案件後，系統會自動帶入客戶和其他相關資訊。
• 付款條件：提供多種選項如無/7天/30天/90天等。此外，使用者可以選擇【指定日期】，然後在【到期日】中設定特定日期。
• 聯絡人和地址：與客戶關聯的聯絡人，即將收到帳單的人，地址會自動帶入聯絡人的【地址】，但使用者也可以進行編輯。
• 幣別：如果幣別與對應事務所的收費預設幣別不一致，系統會根據設定中的帳單匯率自動轉換。
• 服務期間：透過選擇此時間範圍來控制自動帶入的工時記錄和費用。
• 應收帳款：將顯示在帳單上的銀行帳戶。
• 事務所：切換事務所將會將該事務所的預設稅率套用到整張帳單。

步驟三：選擇工時記錄和費用的匯入選項。

四個選項可供選擇：

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• 包含服務期間開始日期之前的項目：在帳單中帶入超出範圍的費用/工時記錄。
• 包含不可計費項目：在帳單中帶入不可計費的費用/工時記錄。
• 如果工時記錄或支出費用旁的開關已開啟但未勾選任何選項，則僅會匯入服務期間內可計費的工時記錄/支出費用。如果此開關關閉，則不會匯入任何工時記錄/支出費用。透過控制此開關，您可以產生僅包含工時記錄或支出費用的帳單。

編輯帳單

帳單總共包含四個主要部分：

1. 固定專業服務費
2. 計時專業服務費（工時項目）
3. 實支費用（支出項目）
4. 調整項目

每個部分都可以：

• 新增項目
• 編輯各個欄位（日期、所有人、說明、金額、調整、稅等）
• 將項目移至候選清單

• 具體操作

設定上限金額

• 我們可以設定一個上限並應用於整個帳單或某一特定區塊。
• 設定上限後，只有當金額超過上限時，才會使用上限金額作為實際金額。否則，將不會生效。
• 您可以將上限金額設定為固定費用。
• 上限設定可包含稅金，或選擇特定稅率。

同一區塊中，無法同時應用上限與稅後調整。

批量調整

為了更快速地修改項目，有三種類型的批量調整：

儲存前預覽帳單

點擊帳單編輯頁面左下角的【預覽】。

有兩種方法可以預覽帳單：在系統中預覽或直接下載 PDF。

 

儲存帳單 / 儲存為新版本

在草擬帳單後，可以將其儲存為草稿（v1）。下次重新編輯時，帳單可以儲存為新版本。系統會保留每個帳單版本，使用者可以透過點擊版本號來預覽每個版本的帳單細節。

提交帳單

有兩種方式可以提交帳單：

1. 在帳單編輯頁面，點擊【提交審核】按鈕。
2. 使用者可以在帳單詳情頁面點擊【提交】。

生成設定並將帳單匯出為 PDF/Word

 

步驟 1：進入帳單詳情頁面，點擊【預覽】。

步驟 2：先檢查設定，選擇帳單範本的語言，然後點擊【刷新】。

步驟 3-1：點擊右上角的【PDF】按鈕。

步驟 3-2：點擊【PDF】旁邊的小三角形，然後點擊【Word】。

我們只建議在 Word 中調整格式，不要修改金額。否則，系統將無法保留最終帳單的準確數據。

對帳單的操作

以下所有操作僅能針對帳單的最新版本進行。

編輯現有帳單

刷新帳單以將新項目添加到現有帳單中。如果使用者在月初草擬帳單，並且在提交給客戶之前產生了新的工時項目和費用，則需要更新帳單。

步驟 1：進入編輯頁面。

步驟 2：系統會彈出視窗提醒您有新項目已生成。

步驟 3：重新編輯後，點擊儲存以覆蓋原始版本或儲存為新版本。

帳單審核流程

帳單狀態為「待審核」時，表示該帳單正在等待批准或拒絕。

要批准帳單，使用者應進入帳單詳情頁面。此頁面有三個選項：

1. 批准、拒絕或批准並標記為最終版。
2. 財務人員可以先編輯帳單，然後直接儲存並批准帳單。

將帳單發送給客戶並標記為已發送

使用者可以直接從系統中發送帳單並附上 PDF 檔案。

步驟 1：在帳單詳情頁面，點擊【發送】或點擊【發送】旁的小三角形，選擇【以最終版發送】或【標記為已發送】。

步驟 2：填寫郵件內容，勾選【附上帳單 PDF】。

步驟 3：點擊【發送】，將系統郵件發送給客戶。

標記帳單為最終版

只有那些已標記為最終版的帳單才能新增付款記錄。因此，所有帳單在完成所有編輯和審核流程後都需要標記為最終版。

查看帳單操作歷史

為了保留所有帳單版本，使用者可以在【歷史紀錄】中查看每個版本的操作記錄。此外，使用者也可以篩選查看特定版本的歷史記錄。

新增付款記錄

記錄付款有兩種方式：

1. 在帳單詳情頁面，點擊【接收付款】，然後填寫相關欄位，新增存款/收到的金額、收到日期及其他資訊，然後點擊【完成】。

2. 轉至【付款】頁面，點擊【接收付款】。使用者應先填寫付款記錄的資訊，然後有四個選項：

• 儲存付款記錄並分配帳單
• 轉換為索賠查詢
• 僅儲存付款記錄
• 儲存付款記錄並新增

當選擇儲存付款記錄並分配帳單時，您需要依照客戶/帳單 ID/案件來搜尋帳單，所有相關帳單將列在頁面下方。

財務人員可以為多個帳單新增付款，填寫總金額於【付款金額】並分配至不同的帳單。

當選擇轉換為索賠查詢時，系統會發送通知給帳單管理部門聯絡人，要求他們對帳單的付款進行索賠。您可以接受或拒絕他們的索賠請求，批准後，付款分配將自動進入停放狀態。

付款記錄無法在系統中刪除，但可以在付款記錄的詳細頁面進行作廢處理。